Remote Work und Betriebsstätte – Wenn Homeoffice zum Steuerproblem wird

Betriebsstätte Remote Work Deutschland: Was internationale Unternehmen 2025 konkret tun sollten

Remote Work ist für internationale Tech- und SaaS-Unternehmen längst Standard. Gleichzeitig wächst die Sorge, dass ein einzelner Mitarbeiter im deutschen Homeoffice eine Betriebsstätte – und damit eine Steuerpflicht in Deutschland – auslöst.

Die gute Nachricht: Sowohl die OECD (Update des Musterkommentars 2025) als auch das BMF (AEAO-Schreiben vom 5.2.2024) stellen klar:

• Normales Homeoffice begründet in der Regel keine Betriebsstätte.

Aber: Es gibt kritische Ausnahmen, insbesondere

• wenn 50 % oder mehr der Arbeitszeit aus dem anderen Staat erbracht werden und ein klarer geschäftlicher Grund für die Präsenz dort besteht, und
• wenn Geschäftsführer oder leitende Organe ihr Tagesgeschäft aus dem Homeoffice steuern (Stichwort: Ort der Geschäftsleitung).

Dieser Beitrag erklärt praxisnah:

• wann Homeoffice zur Betriebsstätte (permanent establishment / home office permanent establishment Germany) werden kann,
• wie die 50 %-Schwelle der OECD funktioniert,
• was die deutschen Sonderregeln zu Homeoffice und Geschäftsleitung bedeuten,
• und wie Sie mit einer klaren Remote-Work-Policy grenzüberschreitendes Remote Work betriebsstätten-sicher gestalten.

1. Warum Remote Work jetzt ein Betriebsstätten-Thema ist

Für internationale Gruppen mit deutscher Tochtergesellschaft oder ersten Mitarbeitenden in Deutschland verschieben sich die Risiken:

• Mitarbeiter arbeiten dauerhaft aus Deutschland für eine ausländische Einheit.
• Führungskräfte verlagern faktisch ihre Tätigkeit ins Homeoffice in Deutschland, obwohl die Gesellschaft formal im Ausland ansässig ist.
• HR erlaubt Workation oder „Remote-First“-Modelle ohne steuerliche Governance.

Die Folge:
Unbeabsichtigte Homeoffice-Betriebsstätten und Geschäftsleitungsbetriebsstätten mit

• deutscher Körperschaft- und Gewerbesteuer,
• Registrierungs-, Erklärungs- und Buchführungspflichten in Deutschland,
• möglichen Doppelbesteuerungs- und Strafbarkeitsrisiken.

Zentral ist deshalb die Frage: Wann begründet Remote Work in Deutschland eine Betriebsstätte?

2. Kurz zur Systematik: Wann liegt eine Betriebsstätte vor?

Nach deutschem Recht (§ 12 AO) und dem OECD-Musterabkommen ist eine Betriebsstätte im Kern:

• eine feste Geschäftseinrichtung,
• über die das Unternehmen eine gewisse Verfügungsmacht hat,
• von gewisser Dauer,
• über die die Geschäftstätigkeit ganz oder teilweise ausgeübt wird.

Zu unterscheiden sind insbesondere:

• „Normale“ feste Betriebsstätte
  (Büro, Niederlassung, Lager, Werkstatt – oder ggf. ein Homeoffice).

• Geschäftsleitungsbetriebsstätte
  – der Ort, an dem der maßgebliche Wille der Geschäftsführung gebildet und das Tagesgeschäft gesteuert wird (Ort der Geschäftsleitung).

• Vertreterbetriebsstätte
  – wenn ein abhängiger Vertreter (z. B. Vertriebsleiter mit Abschlussvollmacht) dauerhaft in Deutschland Verträge abschließt.

Remote Work kann jede dieser Betriebsstättenformen auslösen – muss es aber nicht.

3. OECD-Update: Die 50 %-Schwelle für Remote Work

Die OECD hat im November 2025 ihre Kommentierung zu Artikel 5 OECD-Musterabkommen aktualisiert und speziell grenzüberschreitendes Remote Work adressiert. Kernelement ist eine 50 %-Arbeitszeit-Schwelle in jedem rollierenden 12-Monatszeitraum:

3.1 Weniger als 50 % Arbeitszeit im Homeoffice

Arbeitet ein Mitarbeiter weniger als 50 % seiner gesamten Arbeitszeit für das Unternehmen von einem Homeoffice (oder anderen „relevanten Ort“) in einem anderen Staat,

• wird dieser Ort grundsätzlich nicht als „place of business“ und damit nicht als Betriebsstätte qualifiziert,
• es sei denn, außergewöhnliche Umstände sprechen dagegen.

Für die Praxis heißt das:

• 1–2 Tage pro Woche aus Deutschland für eine ausländische Einheit
  ⇒ nach OECD-Kommentar regelmäßig kein Betriebsstättenrisiko.

Das ist die zentrale Safe-Harbour-Regel der OECD.

3.2 50 % oder mehr Arbeitszeit: Prüfung der „commercial reason“

Wird die 50 %-Schwelle erreicht oder überschritten, ist nicht automatisch eine Betriebsstätte begründet. Stattdessen verlangt die OECD eine zusätzliche Prüfung:

Gibt es einen geschäftlichen Grund („commercial reason“) dafür, dass die Person gerade von diesem Staat aus arbeitet?

Typische commercial reasons:

• Aufbau oder Betreuung eines lokalen Kundenstamms,
• laufende Kunden- oder Lieferantenmeetings vor Ort,
• Marktaufbau, lokale Business-Development-Tätigkeiten,
• zwingende Zeitzonenanforderungen mit Interaktion im Markt,
• regelmäßige Zusammenarbeit mit lokalen Partnern, Unis oder Behörden.

Kein geschäftlicher Grund liegt z. B. vor, wenn der Standort ausschließlich gewählt ist wegen

• Work-Life-Balance oder Employee-Retention,
• Kosteneinsparungen (Reduktion von Büroflächen),
• rein interner, ortsunabhängiger Backoffice-Aufgaben.

Fazit:

• ≥ 50 % Remote Work + klarer geschäftlicher Grund = potentiell Betriebsstätte
  (zusätzlich: Dauer, Verfügungsmacht, Art der Tätigkeit).

3.3 Preparatory/Auxiliary – Tätigkeiten mit geringem Risiko

Auch wenn ein Homeoffice formal eine feste Geschäftseinrichtung wäre, entsteht keine Betriebsstätte, wenn dort ausschließlich Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeiten erbracht werden (z. B. interne Buchhaltung, reine Admin-Tätigkeiten).

In der Praxis sind viele Homeoffice-Rollen aber Mischfunktionen – hier ist eine saubere Funktionsanalyse erforderlich.

4. Deutschland-spezifisch: BMF-AEAO 2024 zum Homeoffice

Mit BMF-Schreiben vom 05.02.2024 hat Deutschland den Anwendungserlass zur AO (AEAO) umfassend überarbeitet und u. a. konkretisiert:

Die Tätigkeit eines Arbeitnehmers im häuslichen Homeoffice begründet in der Regel keine Betriebsstätte des Arbeitgebers.

Das gilt ausdrücklich auch dann,

• wenn der Arbeitgeber Kosten für Miete und Ausstattung des Homeoffice übernimmt, oder
• wenn ein Mietvertrag über Räume des Arbeitnehmers abgeschlossen wird,
  solange der Arbeitgeber kein weitergehendes Nutzungsrecht (z. B. Entsendung anderer Mitarbeiter, freier Zutritt) erhält.

4.1 Ausnahme: Leitungsfunktionen aus dem Homeoffice

Der AEAO enthält aber eine wesentliche Einschränkung:

Leitungsfunktionen aus dem Homeoffice können als Anzeichen einer Verfügungsmacht und damit einer Betriebsstätte gewertet werden.

Konkret:

• Für Geschäftsführer oder vergleichbare Organfunktionen kann der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung (§ 10 AO) im Homeoffice liegen.
• Es kommt auf den Ort an, an dem die Entscheidungen des Tagesgeschäfts tatsächlich getroffen werden (nicht auf strategische Grundsatzentscheidungen).

Damit kann das Homeoffice eines Managing Directors:

• als Geschäftsleitungsbetriebsstätte für eine ausländische Gesellschaft gelten,
• und damit zu einer unbeschränkten Steuerpflicht in Deutschland führen (Ort der Geschäftsleitung).

Für internationale Gruppen mit nicht in Deutschland ansässigen Gesellschaften, deren Geschäftsführer faktisch überwiegend aus Deutschland arbeiten, ist dies hochrelevant.

4.2 Vertreterbetriebsstätte im Homeoffice

Zusätzlich bleibt das Risiko einer Vertreterbetriebsstätte:

Vertriebsmitarbeiter oder Country Manager im deutschen Homeoffice mit Abschlussvollmacht oder wesentlicher Beteiligung an Vertragsverhandlungen können auch ohne feste Betriebsstätte eine steuerliche Präsenz begründen.

5. Praxisfragen: Wann wird Remote Work zum Steuerproblem?

5.1 Löst ein deutscher Homeoffice-Mitarbeiter automatisch eine Betriebsstätte aus?

Nein.
Nach OECD-Kommentar und BMF-AEAO gilt:

• Unter 50 % Arbeitszeit im deutschen Homeoffice und ohne geschäftlichen Grund für die Präsenz in Deutschland
  ⇒ regelmäßig kein Betriebsstättenrisiko.

Auch bei höherem Remote-Anteil ohne lokale Marktaktivitäten liegt in der Regel keine Betriebsstätte vor.

Die klaren Ausnahmen sind:

• Geschäftsleitungsfunktionen (Geschäftsführer, Vorstand, ggf. alleinvertretungsberechtigte Personen),
• abhängige Vertreter mit Abschlussvollmacht (Sales, Country Manager, Key Account mit Signing-Power).

5.2 Ab wann ist grenzüberschreitendes Remote Work betriebsstätten-kritisch?

Als Daumenregel für Ihr internes Remote-Work-Assessment:

Hohes Risiko, wenn kumulativ:

• mehr als 50 % Arbeitszeit aus Deutschland,
• Kernfunktionen des Geschäftsmodells (Vertrieb, Geschäftsleitung, Vertragsabschlüsse),
• Interaktion mit Kunden/Partnern in Deutschland,
• klare geschäftliche Gründe für die Präsenz in Deutschland (Markteintritt, Kundenbetreuung).

Niedrigeres Risiko, wenn:

• ≤ 50 % Arbeitszeit im Homeoffice,
• überwiegend interne Backoffice- oder Support-Tätigkeiten,
• keine lokale Kundenakquise oder Vertragsabschlüsse.

6. How-to: In 6 Schritten zur PE-sicheren Remote-Work-Policy

Damit Homeoffice kein Steuerproblem wird, empfehlen wir ein strukturiertes Vorgehen. Viele Elemente lassen sich konzernweit standardisieren.

Schritt 1: Bestandsaufnahme aller Remote-Work-Fälle

• Welche Mitarbeitenden arbeiten aus Deutschland für ausländische Gesellschaften (oder umgekehrt)?
• In welchem Umfang (Tage/Woche, % der Arbeitszeit im 12-Monatszeitraum)?
• Welche Funktion (Backoffice, Sales, Management)?
• Gibt es Vertragsvollmachten oder faktische Abschlussbefugnisse?

Ergebnis: eine Risikomatrix (hoch – mittel – gering) je Person.

Schritt 2: Tätigkeitsanalyse und Funktionsprofil

• Abgrenzung von Kernfunktionen des Geschäftsmodells vs. Hilfstätigkeiten.
• Prüfung, ob Aufgaben eher preparatory/auxiliary sind (Umsatzneutralität).
• Dokumentation der tatsächlichen Tätigkeiten (Job Description, Reporting Lines, KPI).

Ziel: belastbare Unterlagen für eine spätere Betriebsprüfung.

Schritt 3: Implementierung der 50 %-Schwelle in Ihre Policies

• Aufnahme eines klaren Zeitanteils-Limits (z. B. max. 40–50 % der Arbeitszeit aus einem anderen Staat, außer bei vorab freigegebenen Rollen).
• Einrichtung eines Monitoring-Systems (z. B. über HRIS, Zeiterfassung oder Travel-Tracker) zur Ermittlung des Remote-Anteils je 12-Monatszeitraum.

Für High-Risk-Profile (Geschäftsführung, Sales mit Vollmacht):

• gesonderte Freigabeprozesse,
• ggf. Verbot dauerhafter Tätigkeit aus einem anderen Staat ohne vorherige Steuerstrukturierung.

Schritt 4: Vertrags- und Policy-Gestaltung

Arbeitsverträge und Remote-Work-Vereinbarungen sollten klar regeln:

• Dienstort (z. B. deutsches Büro, Remote nur mit Genehmigung),
• keine oder klar begrenzte Abschlussvollmacht für Mitarbeitende im Homeoffice,
• bei Remote Work für Auslands-Einheiten:
  • Beschreibung der Tätigkeit als unterstützend (soweit zutreffend),
  • ggf. Ausschluss von lokalen Kundenakquise-Tätigkeiten,
  • Dokumentation, dass Remote Work HR-getrieben (Work-Life-Balance) ist, nicht Markt-getrieben.

Schritt 5: Spezielle Governance für Geschäftsführer

Für Managing Directors, General Manager und andere Organe:

• Board- und Gesellschafterbeschlüsse dokumentieren den Ort der Geschäftsleitung (z. B. Sitz der ausländischen Gesellschaft).

Praktische Umsetzung:

• wesentliche Tagesgeschäftsentscheidungen vom offiziellen Geschäftssitz oder klar definierten Offices treffen,
• physische Präsenz in Deutschland nicht dominieren lassen, wenn keine deutsche Ansässigkeit gewollt ist,
• Protokolle, Kalender, Reisekostenabrechnungen sauber führen.

Wo sich eine faktische Verlagerung bereits abzeichnet, kann eine strukturierte Neuordnung (z. B. Gründung einer deutschen Tochtergesellschaft mit klar definiertem Betriebsstättenprofil) oft die bessere, planbare Lösung sein.

Schritt 6: Laufendes PE-Risk-Management

• Jährliches Betriebsstätten-Assessment zu allen cross-border-Remote-Konstellationen.
• Einbindung von HR, Legal, Tax und Finance in ein gemeinsames Playbook.
• Frühzeitige Prüfung neuer Modelle (Workation-Programme, „Work from Anywhere“, neue Länder).

7. Wie Vectocon Sie bei Remote Work und Betriebsstättenrisiken unterstützt

Vectocon ist auf Betriebsstättenrisiken, Remote Work und grenzüberschreitende Strukturen spezialisiert und verbindet Steuerrecht, Arbeitsrecht und Gesellschaftsrecht in einem integrierten Team.

Für internationale Technologie- und SaaS-Unternehmen sowie wachstumsorientierte Mittelständler bieten wir u. a.:

• Remote-Work & Betriebsstätten-Assessment
  – Strukturierte Risikoanalyse aller bestehenden und geplanten Remote-Konstellationen (Inbound & Outbound).

• Konzerneinheitliche Remote-Work-Policy
  – Ausgestaltung von Schwellenwerten (inkl. 50 %-Regel), Approval-Workflows und Verantwortlichkeiten.

• Arbeits- und Dienstvertragsgestaltung
  – Anpassung von Verträgen mit Blick auf Homeoffice, Steuerproblem Betriebsstätte, Vollmachten und Funktionsbeschreibungen.

• Strukturierung von Tochtergesellschaften und Betriebsstätten
  – von der Gründung einer deutschen GmbH über Betriebsstättenregistrierung bis zur laufenden Tax Compliance.

Alles erfolgt digital-first, mit klaren Timelines, Checklisten und einem zentralen Ansprechpartner für Rechts- und Steuerfragen.

Nächste Schritte

Wenn Sie

• deutsche Mitarbeitende für eine ausländische Einheit beschäftigen,
• leitende Personen überwiegend aus Deutschland arbeiten lassen, oder
• ein „Work from Anywhere“-Modell planen,

sollten Sie vorab klären, ob eine home office permanent establishment in Germany droht.

Vectocon entwickelt mit Ihnen eine pragmatische, rechtssichere Remote-Work-Strategie, die Wachstum erlaubt, ohne ungewollte Betriebsstätten in Deutschland zu erzeugen.

Kontaktieren Sie uns für ein kurzes Erstgespräch – wir prüfen Ihre aktuelle Remote-Work-Situation und skizzieren die notwendigen Schritte für ein belastbares Betriebsstätten-Risikomanagement.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts- und Steuerberatung. Die konkrete Beurteilung hängt stets von den Umständen des Einzelfalls und den anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen ab.