Die Gründung einer GmbH in Deutschland erfordert präzise Planung und die richtige Reihenfolge der Schritte. Mit optimaler Vorbereitung dauert der Prozess von der Notarbeurkundung bis zur vollständigen Geschäftsfähigkeit 4-8 Wochen und kostet durchschnittlich 800-850 Euro. Der kritische Pfad führt über Notartermin, Geschäftskonto-Eröffnung, Stammkapital-Einzahlung bis zur Handelsregister-Eintragung – jeder Schritt baut auf den vorherigen auf.
Überblick: Der Gründungsprozess im Detail
Eine strukturierte GmbH-Gründung minimiert Verzögerungen und Zusatzkosten. Der Gesetzgeber sieht drei zentrale Meilensteine vor: notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, Einzahlung des Stammkapitals auf ein Geschäftskonto und Anmeldung zur Eintragung ins Handelsregister.
Zeitrahmen und kritische Abhängigkeiten:
- Woche 1-2: Vorbereitung und Notartermin
- Woche 2-4: Geschäftskonto-Eröffnung und Kapitaleinzahlung
- Woche 3-6: Handelsregister-Anmeldung und -Eintragung (2-8 Wochen Bearbeitungszeit je nach Registergericht)
- Woche 4-8: Gewerbeanmeldung und steuerliche Erfassung
Die häufigsten Verzögerungen entstehen bei der Bankkontoöffnung und durch unvollständige Handelsregister-Anmeldungen. Eine methodische Herangehensweise reduziert die Gründungsdauer um bis zu 50%.
Vor dem Notartermin: Optimale Vorbereitung für reibungslose Abläufe
Firmennamen-Recherche und -Reservierung
Der Firmenname muss vor dem Notartermin rechtlich verfügbar sein. Die IHK-Vorabanfrage zur Firmierung kostet etwa 30-50 Euro und verhindert spätere Ablehnungen durch das Registergericht.
Prüfschritte für den Firmennamen:
- Recherche im Handelsregister über www.handelsregister.de
- Markenrecherche beim DPMA (Deutsches Patent- und Markenamt)
- IHK-Stellungnahme zur Firmierung einholen
- Domain-Verfügbarkeit parallel prüfen und sichern
Tipp: Halten Sie 2-3 alternative Firmennamen bereit. Das Registergericht lehnt Bezeichnungen wie "Handel mit Waren aller Art" regelmäßig als zu unbestimmt ab.
Gesellschaftsvertrag: Musterprotokoll vs. individuelle Satzung
Das Musterprotokoll nach § 9a GmbHG eignet sich für Standardgründungen mit bis zu 3 Gesellschaftern und einem Geschäftsführer. Die Notarkosten reduzieren sich dadurch erheblich.
Musterprotokoll verwenden, wenn:
- Maximal 3 Gesellschafter
- Ein Geschäftsführer
- Stammkapital von genau 25.000 Euro
- Keine besonderen Regelungen erforderlich
Individuelle Satzung erforderlich bei:
- Komplexen Gesellschafterstrukturen
- Besonderen Geschäftsführungsregelungen
- Internationalen Gesellschaftern
- Geplanten Kapitalerhöhungen oder -herabsetzungen
Bankauswahl und Vorabklärung
Ein Geschäftskonto ist für GmbHs gesetzlich vorgeschrieben – die Gesellschaft ist Kontoinhaber, der Geschäftsführer erhält Vollmacht. Die Auswahl der richtigen Bank beeinflusst die Gründungsgeschwindigkeit erheblich.
Traditionelle Banken vs. Fintech-Lösungen:
- Traditionelle Banken: 1-3 Wochen Bearbeitungszeit, persönliche Beratung, höhere Kontoführungsgebühren
- Fintech-Anbieter: Digitale Kontoeröffnung innerhalb von 3-7 Werktagen, günstigere Konditionen, eingeschränkte Beratung
Erforderliche Unterlagen sammeln:
- Personalausweise aller Gesellschafter
- Gesellschaftsvertrag (nach Notartermin)
- Geschäftsführerbestellung
- Gewerbeanmeldung (kann nachgereicht werden)
Der Notartermin: Was Sie erwarten können und wie Sie ihn beschleunigen
Ablauf und erforderliche Dokumente
Der Notartermin dauert bei Standardgründungen 30-60 Minuten. Alle Gesellschafter müssen persönlich erscheinen oder sich durch notariell beglaubigte Vollmacht vertreten lassen.
Checklist für den Notartermin:
- Gültige Personalausweise aller Beteiligten
- Notariell beglaubigte Vollmachten für abwesende Gesellschafter
- Nachweis der Geschäftsadresse (Mietvertrag oder Eigentümernachweis)
- Gesellschaftsvertrag in finaler Fassung
- Geschäftsführerbestellungsurkunde
Der Notar prüft: Identität der Gesellschafter, Geschäftsfähigkeit, Vollständigkeit des Gesellschaftsvertrags und ordnungsgemäße Geschäftsführerbestellung.
Nach der Beurkundung: Sofortige nächste Schritte
Nach der Beurkundung erhalten Sie beglaubigte Ablichtungen für die Bankkonto-Eröffnung. Die Zeit bis zur Handelsregister-Anmeldung sollten Sie optimal nutzen.
Sofortige Maßnahmen nach dem Notartermin:
- Geschäftsadresse einrichten: Briefkasten mit Firmennamen beschriften (häufig vergessener Schritt!)
- Bank kontaktieren: Termin für Kontoeröffnung vereinbaren
- Gewerbeanmeldung vorbereiten: Unterlagen zusammenstellen
- Steuerliche Erfassung: ELSTER-Zugang beantragen
Geschäftskonto-Eröffnung: Der kritische Pfad zur Kapitalisierung
Online vs. Filialbank: Vor- und Nachteile für GmbH-Gründer
Die Wahl zwischen Online-Bank und Filialbank beeinflusst Geschwindigkeit und Service-Level erheblich. Beide Optionen haben spezifische Vor- und Nachteile für Kapitalgesellschaften.
Geschwindigkeitsvergleich:
- Online-Banken: 3-7 Werktage bei vollständigen Unterlagen
- Filialbanken: 1-3 Wochen, dafür persönliche Beratung
- Großbanken: Oft längere Bearbeitungszeiten, aber umfassende Services
Kostenfaktor berücksichtigen:
- Kontoführungsgebühren: 5-50 Euro monatlich
- Transaktionskosten: 0,10-0,50 Euro pro Buchung
- Kreditkarten: 20-100 Euro jährlich
- Auslandsüberweisungen: Besonders relevant bei internationalen Gesellschaftern
Stammkapital-Einzahlung: Timing und Nachweisführung
Mindestens 50% des Stammkapitals (12.500 Euro bei 25.000 Euro Stammkapital) müssen vor der Handelsregister-Anmeldung eingezahlt werden. Die Volleinzahlung beschleunigt den Prozess und vermeidet spätere Komplikationen.
Einzahlungsverfahren Schritt für Schritt:
- Gesellschafter überweisen das Stammkapital auf das Geschäftskonto
- Bank stellt Einzahlungsnachweis aus (meist innerhalb 1-2 Werktagen)
- Notar erhält Nachweis und meldet die GmbH zum Handelsregister an
- Restliche 50% können nach Eintragung eingezahlt oder auf Abruf bereitgestellt werden
Wichtiger Hinweis: Die Gesellschaft haftet ab Kontoeröffnung als "GmbH i.G." – Gesellschafter haften jedoch weiterhin persönlich bis zur Handelsregistereintragung.
Handelsregister-Anmeldung: Den Eintrag beschleunigen
2-8 Wochen je nach Registergericht: Was das Amtsgericht prüft
Bei vollständigen Anmeldeunterlagen beträgt die Bearbeitungszeit im Handelsregister 2-8 Wochen je nach Registergericht. Bei optimalen Bedingungen und vollständigen Unterlagen können es auch nur 5-8 Werktage sein. Das Registergericht prüft formelle Rechtmäßigkeit und materielle Richtigkeit der Angaben.
Standardprüfungen durch das Amtsgericht:
- Formelle Prüfung: Vollständigkeit der Unterlagen, ordnungsgemäße Beglaubigungen
- Materielle Prüfung: Zulässigkeit des Unternehmensgegenstands, Geschäftsfähigkeit der Beteiligten
- Firmenprüfung: Unterscheidungskraft und Übereinstimmung mit IHK-Stellungnahme
- Kapitalnachweis: Ordnungsgemäße Stammkapitaleinzahlung
Pro-Tipps für schnellere Eintragung
Erfahrene Gründer vermeiden typische Verzögerungsquellen durch strategische Maßnahmen. Kleine Details können den Unterschied zwischen 1 Woche und 2 Monaten Bearbeitungszeit ausmachen.
Beschleunigungsstrategien:
- Kostenvorschuss direkt über Notar zahlen: Überweisung an die Landesoberkasse dauert 1+ Woche zusätzlich
- Briefkasten korrekt beschriften: Rücksendungen mit "Empfänger unbekannt" verursachen wochenlange Recherchen
- IHK-Stellungnahme vorab einholen: Verhindert Rückfragen zur Firmierung
- Vollständige Unterlagen: Jede Nachforderung kostet 3-5 Werktage
Unternehmensgegenstand präzise formulieren
Vage Unternehmensgegenständer werden regelmäßig abgelehnt. Das Registergericht fordert präzise, aber nicht zu einschränkende Beschreibungen der Geschäftstätigkeit.
Erfolgreiche Formulierungen:
- Softwareentwicklung: "Entwicklung, Vertrieb und Wartung von Softwarelösungen"
- Beratung: "Unternehmensberatung im Bereich [spezifische Branche/Funktion]"
- Handel: "Handel mit [spezifische Warengruppen]" statt "Waren aller Art"
Genehmigungspflichtige Tätigkeiten berücksichtigen:
- Rechtsberatung, Steuerberatung: Kammer-/Berufszulassungen erforderlich
- Finanzdienstleistungen: BaFin-Erlaubnis notwendig
- Handwerk: Meisterbrief oder Ausnahmebewilligung
Nach der Eintragung: Die letzten Schritte zur Geschäftsbereitschaft
Gewerbeanmeldung und steuerliche Erfassung
Die Gewerbeanmeldung muss innerhalb von 4 Wochen nach Handelsregistereintragung erfolgen. Gleichzeitig sollten Sie die steuerliche Erfassung beim Finanzamt beantragen.
Unterlagen für die Gewerbeanmeldung:
- Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate)
- Personalausweis des Geschäftsführers
- Bei Ausländern: Aufenthaltstitel oder Freizügigkeitsbescheinigung
- Gesellschaftsvertrag
Steuerliche Erfassung über ELSTER:
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen
- USt-IdNr. beantragen (bei EU-Geschäften erforderlich)
- Lohnsteuer-Anmeldung (wenn man beabsichtigt, Personal anzustellen)
Diese Dinge übernehmen viele Kanzleien für ihre Mandanten gerne.
Weitere Registrierungen und Compliance
Verschiedene Register-Anmeldungen haben unterschiedliche Fristen. Die Transparenzregister-Anmeldung ist unverzüglich nach der Gründung verpflichtend (seit August 2021).
Compliance-Checkliste nach Eintragung:
- Transparenzregister: Anmeldung unverzüglich nach der Gründung verpflichtend (seit August 2021). Neue GmbHs sind ab dem Zeitpunkt der Gründung sofort mitteilungspflichtig.
- Berufsgenossenschaft: Anmeldung sobald man auch nur überlegt, Personal einzustellen
- IHK/Handwerkskammer: Automatische Mitgliedschaft, Beiträge ab erstem Geschäftsjahr
- Datenschutz: DSGVO-Verzeichnis erstellen, Datenschutzerklärung veröffentlichen
Häufige Stolperfallen und wie Sie sie vermeiden
FAQ: Die wichtigsten Fragen zur GmbH-Gründung
Q: Wie lange dauert eine GmbH-Gründung realistisch?
A: Bei optimaler Vorbereitung und digitalen Prozessen sind 4-8 Wochen realistisch. Verzögerungen entstehen meist bei der Bankkontoöffnung oder unvollständigen Handelsregister-Anmeldungen. Die gesetzliche Bearbeitungszeit im Handelsregister beträgt 2-8 Wochen je nach Registergericht, bei optimalen Bedingungen auch 5-8 Werktage.
Q: Kann ich bereits vor der Handelsregistereintragung Geschäfte tätigen?
A: Ja, als "GmbH i.G." (in Gründung) können Sie handeln, aber alle Gesellschafter haften persönlich und gesamtschuldnerisch. Verträge sollten den Gründungsvorbehalt enthalten: "vorbehaltlich der Eintragung ins Handelsregister". Nach der Eintragung wandelt sich die persönliche Haftung in die beschränkte Haftung der GmbH um.
Q: Welche Bank bietet die schnellste Kontoeröffnung für Kapitalgesellschaften?
A: Fintech-Anbieter wie Qonto, FYRST oder Kontist ermöglichen oft Kontoeröffnung innerhalb von 3-7 Werktagen. Traditionelle Banken benötigen meist 1-3 Wochen. Die Geschwindigkeit hängt stark von der Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen ab. Online-Legitimationsverfahren beschleunigen den Prozess erheblich. Fintech-Anbieter sind zwar für den Mandanten auf den ersten Blick günstig, können aber auch Mehrkosten bei der Kanzlei verursachen, weil Umsätze nicht automatisch eingespielt werden, bestimmte Infos nicht mit exportiert werden, etc.
Q: Was passiert bei Fehlern in der Handelsregister-Anmeldung?
A: Das Amtsgericht fordert schriftlich Korrekturen oder Ergänzungen an, was zu 2-4 Wochen Verzögerung führt. Häufige Beanstandungen betreffen unklare Unternehmensgegenstände, fehlerhafte Adressen oder unvollständige Kapitalnachweis. Eine IHK-Vorabprüfung der Firmierung vermeidet die häufigsten Probleme.
Q: Muss ich alle 25.000 € Stammkapital sofort einzahlen?
A: Nein, gesetzlich genügen mindestens 50% (12.500 Euro) für die Handelsregister-Anmeldung. Die restlichen 50% werden auf Gesellschafterbeschluss "auf Abruf" fällig. Volleinzahlung vor Anmeldung beschleunigt aber den Prozess und stärkt die Bonität gegenüber Banken und Geschäftspartnern.
Q: Was kostet die GmbH-Gründung insgesamt?
A: Die Gesamtkosten belaufen sich auf 650-1.500 Euro (durchschnittlich 800-850 Euro): Notarkosten mit Musterprotokoll 115-230 Euro, mit individueller Satzung 471-800 Euro, Handelsregister-Gebühr (150 Euro), Gewerbeanmeldung (15-65 Euro), IHK-Stellungnahme (30-50 Euro). Hinzu kommen laufende Kosten für Geschäftskonto und eventuelle Beratungsleistungen.
Checkliste: Ihre 30-Tage-Roadmap zur eingetragenen GmbH
Woche 1: Strategische Vorbereitung
Grundlagen klären und Weichen stellen:
- Firmenname bei IHK voranfragen (30-50 Euro, 3-5 Werktage Bearbeitungszeit)
- Domain sichern parallel zur Namensreservierung
- Bank kontaktieren und erforderliche Unterlagen erfragen
- Gesellschaftsvertrag erstellen/prüfen (Musterprotokoll vs. individuelle Satzung)
- Notartermin vereinbaren (meist 1-2 Wochen Vorlauf)
- Geschäftsadresse festlegen und Verfügbarkeit bestätigen
Woche 2: Beurkundung und Kapitalisierung
Notarielle Beurkundung und Bankverfahren:
- Notartermin durchführen (alle Gesellschafter anwesend oder bevollmächtigt)
- Beglaubigte Ablichtungen erhalten für Banktermin
- Geschäftskonto eröffnen (Online-Verfahren: 3-7 Werktage)
- Geschäftsadresse aktivieren: Briefkasten mit Firmennamen beschriften
- Stammkapital einzahlen (mindestens 12.500 Euro)
- Einzahlungsnachweis an Notar weiterleiten für Handelsregister-Anmeldung
Woche 3-6: Eintragung und behördliche Anmeldungen
Registereintrag und Compliance-Start:
- Handelsregistereintrag abwarten (2-8 Wochen je nach Registergericht)
- Handelsregisterauszug besorgen (Online: www.handelsregister.de)
- Gewerbeanmeldung durchführen (innerhalb 4 Wochen nach Eintragung)
- Steuerliche Erfassung bei Finanzamt über ELSTER beantragen
- Transparenzregister-Anmeldung unverzüglich nach der Gründung
- USt-IdNr. beantragen grundsätzlich sinnvoll
Woche 4-8: Operative Geschäftsbereitschaft
Letzte Schritte zur vollständigen Handlungsfähigkeit:
- IHK/Kammer-Zugehörigkeit klären (automatisch bei den meisten Tätigkeiten)
- Berufsgenossenschaft anmelden bei geplantem Personal (1 Woche nach erstem Arbeitstag)
- Geschäftskontorahmen erweitern falls erforderlich (Kreditlinie, Karten)
- Buchhaltungssystem einrichten oder Steuerberater beauftragen
- Datenschutz-Compliance etablieren (Verzeichnis, Datenschutzerklärung)
- Erste Geschäftstätigkeit kann beginnen
Erfolgsmessung: Mit dieser strukturierten Herangehensweise erreichen 90% der Gründungen die Geschäftsbereitschaft innerhalb von 4-8 Wochen. Verzögerungen entstehen hauptsächlich durch unvollständige Unterlagen oder Sommerpausen der Behörden.